春節(jié)即將來(lái)臨，每個(gè)人忙乎自己的年終報(bào)告、述職報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等等，職員整理自己的，部門經(jīng)理整理部門的，高層也在找尋適合的材料、數(shù)據(jù)來(lái)添油加醋。這時(shí)候，郵件起了很大的作用，讓郵件來(lái)幫助大家總結(jié)。

郵件是大家平時(shí)工作的主要方式，記錄著各種事情的來(lái)龍去脈，能夠查找到那封如同救民稻草似的郵件，那就對(duì)寫報(bào)告是如勢(shì)破竹般神奇。平時(shí)都很忙，郵件整理和硬盤整理是同樣勞神勞力的事情，要在茫茫的郵件中尋找一封或一系列相關(guān)郵件，因人而異，有快有慢，有的已經(jīng)刪除，有的忘記了主題，有的在附件中等等。怎么讓郵件來(lái)幫忙？

然而，對(duì)已經(jīng)部署了郵件歸檔系統(tǒng)的公司員工來(lái)說(shuō)，就易如反掌了。時(shí)下很多公司開始認(rèn)識(shí)到部署郵件歸檔系統(tǒng)的重要，并對(duì)公司郵件服務(wù)器上的所有新老郵件進(jìn)行歸檔。每位員工，就可通過郵件歸檔系統(tǒng)，根據(jù)“收件人、發(fā)件人、主題、郵件正文、附件內(nèi)容、附件類型、附件大小、發(fā)送IP、郵件大小、收件人數(shù)、加密附件、域名”等關(guān)聯(lián)條件，定位你想找的郵件。且搜索到的郵件，相互關(guān)聯(lián)，這里讓你詳細(xì)得知前前后后的經(jīng)過。

很多客戶會(huì)想到，公司已經(jīng)將郵件備份了，還要?dú)w檔干什么。其實(shí)備份和歸檔是書庫(kù)和圖書館的關(guān)系。郵件服務(wù)器將所有的郵件打包備份，如同儲(chǔ)備了一個(gè)相同的書庫(kù)，防止意外的發(fā)生，并可隨時(shí)還原，將損失將到最小，用戶只能查詢到自己本機(jī)的郵件數(shù)據(jù)；而歸檔就像給每本書進(jìn)行編號(hào)分類，如同一個(gè)圖書館，我們可以快速查閱所需的圖書；備份和歸檔相輔相成，備份是歸檔的前提和基礎(chǔ)，郵件歸檔是歸檔備份的升級(jí)和優(yōu)化。

很多用戶都有遭遇被格式化硬盤，意外刪除過郵件、電腦中毒的事情，郵件資料丟失，聯(lián)系方式、合同、條款等無(wú)法挽回。部署郵件歸檔系統(tǒng)后，所有的郵件都會(huì)保留下來(lái)，不用擔(dān)心意外的發(fā)生。

隨著公司信息技術(shù)管理在管理及營(yíng)運(yùn)上影響層面越來(lái)越大，政府逐步訂立了各種管理辦法，諸如今年實(shí)施的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，就做了許多的要求事項(xiàng)；進(jìn)一步銀監(jiān)會(huì)開始實(shí)施的《商業(yè)銀行信息科技風(fēng)險(xiǎn)管理指引》，提出要建構(gòu)信息科技風(fēng)險(xiǎn)管理的"三道防線"（即信息科技管理、信息科技風(fēng)險(xiǎn)管理、信息科技風(fēng)險(xiǎn)審計(jì)），并要求商業(yè)銀行在決策層設(shè)立首席信息官（CIO），有利于商業(yè)銀行加強(qiáng)信息科技治理，提升銀行信息科技風(fēng)險(xiǎn)管理水平及要求進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)客戶的信息保護(hù)。