一、項目實施背景

隨著保險行業競爭日益激烈，入關又迫在眉睫，各保險公司面都面臨著不斷提高管理水平，更好地適應市場要求，加快建立商業保險經營管理體制需求。正是在這一大背景下，檔案現代化

新華保險公司作為保險行業的后起之秀，業務量迅猛發展，同時又具有歷史包袱小，機構組織靈活等特點，加之新華保險公司北京分公司領導對新技術的敏銳洞察力和對公司發展的高瞻遠矚，在充分認識到目前的檔案管理模式已越來越不能滿足業務發展的需求后，率先在保險行業實施了光盤縮微系統——即保單電子化管理系統中的保單存儲管理子系統。

鑒于方正奧德在光盤縮微系統上的經驗和實力，新華保險公司北京分公司選擇方正奧德作為此項目的合作伙伴。在整個項目實施過程中，方正奧德公司成功地擔當起顧問咨詢，項目開發、系統集成、客戶服務的角色和責任。

雖然該項目相對于奧德公司實施的同類項目較小，但作為縮微系統進軍保險行業的第一個案例，起到了不可忽視的作用，為方正奧德光盤縮微系統拓展了新的空間，并為在保險行業繼續保持領先奠定了基礎。

二、方案設計

2.1需求分析

要求系統可以管理多種檔案類型（如投保單、體檢證明、保全單據、理賠單據等）

系統應提供完善的安全管理機制（用戶管理、權限認證、安全日志等）以保護敏感數據

系統應有高可靠性、可用性，切實保證業務數據的安全

在保證查詢速度的前提下利用各種技術手段（OCR、主機業務數據等）減少操作人員建索引的工作量

在已有的網絡基礎上實現遠程查詢（遠期）

檔案文件及其索引信息應按檔案類型、分支機構、時間等要素進行組織，并刻錄在只讀光盤上。

刻好的數據光盤既可以在本系統中上線查詢也可以脫離系統進行離線查詢

2.2設計目標

根據不同的保險資料，提供自建立模板的功能，以滿足用戶管理多種文檔類型的要求

充分利用OCR技術，自動識別保險單號碼和身份證號碼，減少人工建索引工作量

提供完善的日志管理等安全管理機制，并對影象進行加密處理，保證業務數據的安全，

提供在線查詢和遠程查詢

2.3 實現手段

為了實現既定的設計目標，我們以WINDOWS NT4.0為開發平臺，SQL 為數據庫，利用Visual Studio 6.0作為開發工具，采用SERVER/CLIENT查詢方式。值得一提的是，方正奧德公司率先將OCR技術應用于的保險行業，極大的方便了索引的建立。掃描部分采用KOFAX公司的軟引擎，將掃描畫面與應用系統有機的結合在一起。

三、系統結構

3.1系統說明　　

考慮到北京新華人壽保險公司的業務量相對較少，掃描、建模、建索引等功能集中在應用服務器即可。

文檔服務器負責光盤柜的管理。

查詢工作站安裝查詢客戶端軟件，通過帳號認證，進行局域網內的查詢。

掃描儀由于Kodak公司在兩年前還沒有推出中、低檔的掃描儀，故采用Fujitsu級別的產品，可進行雙面掃描。

該系統由檔案室原由的一至兩人維護，無須新增人員。

四、功能詳述　　

應用服務器由系統管理器、文檔管理器、掃描服務器、索引服務器、發行服務器和任務管理器五部分組成。這五部分也可以分別安裝在不同的服務器上。　

4.1 系統管理器　　

主要完成操作員帳號的管理，包括建立、刪除帳號、修改密碼、指定權限等，另一個主要功能是針對不同類型的檔案資料建立模板。建模工作主要包括指定索引項和用于OCR的區域定位。

標準保單的模板的索引字段有：保單號、姓名、身份證號。并指定了OCR識別區域。以后此類資料均可套用該模板。

4.2 文檔管理器

文檔管理器是本系統的主要模塊。通過該模塊可將用戶錄入的文檔按檔案柜、抽屜、文件夾、文件組和文件五級進行存儲。該模塊還有強大的編輯和檢索功能，可以對文件進行修改、粘貼、刪除和檢索等。

4.3 掃描服務器

掃描服務器接受文檔管理器提交的掃描任務，主要用來對批量文檔進行掃描操作，并將生成的文檔圖像放入指定的路徑。在文檔管理器中新建了用于存放將要掃描文檔的文件組以后， 就可以進入掃描服務器對該批文檔進行掃描了。

如果保單號有命名規則，可依此規則自動分檢到相應的文件柜中，無須人工干預。掃描的影象將顯示在窗口右側。系統提供掃描儀設置、影象傾斜矯正、去黑邊等圖象處理功能，并可放大或縮小觀察。

4.4 索引服務器

索引服務器接受掃描服務器提交的批量影象，對其建立索引。索引的建立引用了先進的OCR技術，大大降低了勞動量。

掃描的圖象位于窗口的右側，由于建立了模板的緣故，索引字段已自動位于紅框之內，不用人工尋找，即使有細微的偏差，也只需簡單的調節邊框即可。

點取OCR按扭，調用OCR程序進行OCR識別，并將識別結果自動填寫于索引字段。人工只需檢查識別結果，并可予以更正。由于采用了ORC技術，使得索引的建立極為迅速、簡單，并且ORC識別與人工互為驗證，從而大大提高了索引錄入的準確度。右圖的紅框是在建立模板時指定的，即OCR識別區域，人工可調整。

系統提供對批量影象自動OCR的功能。

4.5發行服務器

發行服務器接受索引服務器提交的任務，將建立好索引的影象保存到數據庫，當磁盤容量小于某閾值時刻錄到光盤上。

4.6 任務管理器

對每批文檔進行掃描后將產生一個任務文件，該任務文件包含有對此批文檔進行了何種操作以及操作成功與否的信息。通過任務管理器可對這些任務文件進行管理。任務管理器有以下幾個功能：用來查看所有打開的任務；為掃描操作者創建新的任務；對任務進行重新設置；刪除任務。

五、其它

目前新華保險公司北京分公司僅實施了保單存儲管理子系統，OCR自動錄入工作已進行過接觸，并進行了格式改進和實際測試。由此看出保單存儲管理子系統不僅解決了許多問題，提高了效率，而且是保險業務很好的切入點。

六、系統運行效果

我公司的保單電子化系統在新華保險正式運行后基本達到了預期的設計目標，滿足了用戶的需求，將保單資料全部掃描并刻錄到光盤。系統通過設定模版的方式可以管理多種保單類型。在硬盤上的影像文件采用加密方式，不是保存成通用格式，有效的保護了數據的安全性。檔案文件的索引信息采用OCR方式，極大的提高了索引建立的效率。文檔組織結構采用柜子、抽屜和文件夾的直觀的方式，可按檔案類型、分支機構、時間等要素進行組織并予以保存。該系統的正式運行為客戶提供了安全、有效的檔案管理手段，極大地提高了對內對外的服務質量。