同時，如何科學(xué)審視辦公成本的構(gòu)成也需要很多企業(yè)管理者轉(zhuǎn)變觀念。耗材、紙張、設(shè)備維護(hù)等支出，這些文印成本自然是我們看得見、算得出的，然而更多背后的隱形成本卻往往容易被忽視，就像員工成本、辦公效率成本等等。如何真正有效地全面降低可見和隱形文印成本？無疑，這項“技術(shù)活”需要交給一位可靠的工作伙伴來完成。
可見成本一目了然：佳能uniFLOW解決方案為你全方位監(jiān)控成本
對于辦公文印可見成本的把控，實行雙面打印、進(jìn)行員工打印權(quán)限設(shè)定、降低費打印率等等都是有效辦法，但同時如何全面了解企業(yè)全面的打印現(xiàn)狀更是執(zhí)行成本把控手段的前提。佳能文檔打印管理解決方案uniFLOW可是成本監(jiān)控以及策略執(zhí)行的一把好手。
能夠定期為企業(yè)決策者們提供一份詳盡的打印業(yè)務(wù)健康報告是uniFLOW的一項特有“本領(lǐng)”。這是目前業(yè)界少有的能發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)不良打印習(xí)慣的圖文報告。管理者可以隨時了解公司佳能智簡數(shù)碼復(fù)合機的打印成本、打印量、高峰打印時間、打印作業(yè)類型、雙面/單面打印、彩色/黑白打印等等信息，并通過各式的圖表分析來使用戶對打印狀況一目了然。
對于企業(yè)的打印特點有了全面掌握后，接下來要做的，就是通過佳能uniFLOW進(jìn)行智簡數(shù)碼復(fù)合機的彩色輸出控制、按用戶計費、各部門的打印費用分?jǐn)傄约按蛴∨漕~管理，這些手段都可以幫助企業(yè)進(jìn)行成本控制，同時使各部門的打印成本更加透明，從而進(jìn)一步加強各部門的打印成本節(jié)約意識。同時，佳能uniFLOW也可以對每一位員工進(jìn)行打印管理，人性化地分配不同的打印和復(fù)印額度或權(quán)限，從而通過控制用戶打印文檔的方式降低成本。
以往公司員工在打印時，通常的情況是：只要在電腦端點擊打印，另一端的復(fù)合機就會自動打印出文檔。復(fù)合機旁經(jīng)常會有遺棄的廢打印文檔。而佳能智簡數(shù)碼復(fù)合機則可以防患于未然，通過ID卡打印功能實現(xiàn)刷卡打印，避免誤打印的發(fā)生。在實施刷卡打印系統(tǒng)后，員工在電腦端點擊打印按鈕后，打印作業(yè)會保留在uniFLOW服務(wù)器上，員工只有在佳能智簡數(shù)碼復(fù)合機上端刷卡，系統(tǒng)驗證身份后，文檔才會打印出來。如果是誤打印的文檔，員工便可以在刷卡前將其取消，避免不必要的浪費。這樣做，無疑可以有效杜絕不必要的打印浪費情況，打印的廢紙率可以顯著降低。
隱性成本把控有道：佳能遠(yuǎn)程亦能服務(wù)貼心保障
辦公文印的設(shè)備故障在辦公室中并不少見，但往往由于無法及時維修，從而影響員工辦公的效率，嚴(yán)重的甚至?xí)斐扇粘＾k公無法正常運轉(zhuǎn)。這為企業(yè)造成的損失就是往往企業(yè)管理者容易忽視的隱形成本的提升。如果擁有更加高效、快捷的售后服務(wù)，在第一時間應(yīng)對文印設(shè)備故障，那么就不再會出現(xiàn)類似因小失大的事情了。
佳能為此提出了應(yīng)對之道。他們將已在海外市場成功應(yīng)用的遠(yuǎn)程亦能服務(wù)引入中國。目前，佳能遠(yuǎn)程亦能服務(wù)適用用戶主要是已經(jīng)在使用MG服務(wù)和使用佳能數(shù)碼復(fù)合機產(chǎn)品的企業(yè)用戶。使用遠(yuǎn)程亦能服務(wù)后，佳能數(shù)碼復(fù)合機將自動通過遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)發(fā)送設(shè)備報錯詳細(xì)信息：如設(shè)備錯誤、卡紙代碼等設(shè)備的當(dāng)前狀態(tài)到全球服務(wù)器上，全球服務(wù)器即時反饋到佳能中國技術(shù)熱線中心，技術(shù)工程師首先致電客戶解決問題，如無法通過遠(yuǎn)程指導(dǎo)解決，將派出售后工程師上門服務(wù)。這相比于以往找人維修，需要支付修理費，零件費，甚至交通車費以及人員、時間的成本相比，的確是更簡單、更省錢。
此外，對于用戶來說，使用佳能遠(yuǎn)程亦能服務(wù)，可以直接通過服務(wù)器自動發(fā)送郵件統(tǒng)計耗材使用情況，用戶無需耗費精力和空間儲備備用耗材，也不會發(fā)生耗材的短缺，在耗材余量到達(dá)設(shè)定值時，佳能服務(wù)專員會主動聯(lián)絡(luò)用戶配送耗材。
服務(wù)工程師可隨時掌握設(shè)備運轉(zhuǎn)情況，及時解決機器的潛在問題，確保機器一直在最佳運行狀態(tài)。有一位用戶有過這樣的經(jīng)歷：“之前的打印效果一直不太理想，經(jīng)常要重新打印，耗費了時間不說，也造成了很多紙張的浪費。”但享受了MG以及遠(yuǎn)程亦能服務(wù)后，佳能工程師會主動設(shè)置好相應(yīng)的輸出格式，現(xiàn)在再也不用守候在機器旁邊看守并隨時放紙，一張張去掃描或者復(fù)印了。這種工作效率的提升，實際上也是節(jié)省隱形成本的一種體現(xiàn)。
無論是可見成本還是隱形成本，辦公文印環(huán)節(jié)的成本把控始終是企業(yè)一項系統(tǒng)性的長期工作，其中的每一個環(huán)節(jié)都不容忽視。從前期的打印監(jiān)控及成本分析、到使用過程中推出有效的降低文印成本的手段，再到后期維護(hù)避免隱性成本的增加，從軟件平臺到硬件設(shè)置，佳能智簡數(shù)碼復(fù)合機都有一一應(yīng)對的解決之道，也將對企業(yè)文印成本把控帶來顯著支持。
