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CIO如何借助信息化工具優(yōu)化企業(yè)時(shí)間管理
2011-05-17   ileader

子在川上曰:“逝者如斯夫!”時(shí)間的流逝,對(duì)個(gè)人而言意味著生命逐漸逝去,對(duì)企業(yè)而言,也有等同生命般的重要意義。子在川上曰:“逝者如斯夫!”時(shí)間的流逝,對(duì)個(gè)人而言意味著生命逐漸逝去,對(duì)企業(yè)而言,也有等同生命般的重要意義。

時(shí)間,從某種意義上來(lái)說其實(shí)就是價(jià)值和利潤(rùn)的代名詞。而在一個(gè)企業(yè)的時(shí)間構(gòu)成中,管理者的時(shí)間固然重要,但員工的時(shí)間顯然占有更高的權(quán)重——員工的執(zhí)行力直接影響業(yè)績(jī)和利潤(rùn)。員工的工作隨意無(wú)序、辦事拖沓,將影響到整個(gè)公司業(yè)務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。因此,作為企業(yè)的管理者,要考慮的常常不是自己一個(gè)人或者某個(gè)人的時(shí)間,而是所有員工的時(shí)間。

顯然,要求所有的員工擁有與管理者同等的時(shí)間管理能力是不現(xiàn)實(shí)的,而若要所有的部門經(jīng)理去幫助他的每個(gè)員工做一份工作日志,更是天方夜譚。企業(yè)的時(shí)間管理說到底要借助多方面的力量,比如人力資源的監(jiān)管、辦公軟件的輔助,并最終形成習(xí)慣,這樣才能將企業(yè)的時(shí)間管理帶入良性循環(huán)。

這無(wú)疑給企業(yè)的CIO們提出了一個(gè)新的命題:如何借助信息化工具去優(yōu)化企業(yè)的時(shí)間管理?近幾年,時(shí)間管理理念不斷被刷新,更是對(duì)企業(yè)的信息化部署提出了挑戰(zhàn)。針對(duì)企業(yè)時(shí)間管理的現(xiàn)狀,專家們建議時(shí)間管理部署要從理念開始,并選擇有效的管理工具。

關(guān)于時(shí)間價(jià)值的衡量

時(shí)間本身的價(jià)值是難以衡量的,只有在賦予了事件的意義之后,才能夠被定性或定量。因此,時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)就是行動(dòng)管理,就是執(zhí)行和協(xié)作。認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn),時(shí)間管理理念才能實(shí)現(xiàn)落地。什么是行動(dòng)?我們每天吃飯、睡覺、走路、逛街買東西等等這些都可以稱之為行動(dòng);在公司,參加公司會(huì)議、拜訪客戶是行動(dòng),上網(wǎng)聊天也是行動(dòng)。但很顯然,并不是所有的行動(dòng)都是有價(jià)值的行動(dòng)。這也正是企業(yè)時(shí)間管理的核心所在。

說到這里,我們先來(lái)看一個(gè)故事:

美國(guó)伯利恒鋼鐵公司總裁舒瓦普向一位管理專家利請(qǐng)教效率提升之法:“如何更好地執(zhí)行計(jì)劃的方法?”

利聲稱可以給舒瓦普一樣?xùn)|西,在10分鐘內(nèi)能把他公司業(yè)績(jī)提高50%。接著,利遞給舒瓦普一張白紙說道:“請(qǐng)?jiān)谶@張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了約5分鐘時(shí)間寫完。

利:“現(xiàn)在用數(shù)字標(biāo)明每件事情對(duì)于你和公司的重要性次序。”舒瓦普又花了約5分鐘做完。“好了,現(xiàn)在這張紙就是我要給你的。明天早上第一件事是把紙條拿出來(lái),做第一項(xiàng)最重要的。不看其它的,只做第一項(xiàng),直到完成為止。然后用同樣辦法對(duì)待第2項(xiàng)、第3項(xiàng)……直到下班為止。即使只做完一件事,那也不要緊,因?yàn)槟憧傇谧鲎钪匾氖隆D憧梢栽囍刻爝@樣做,直到你相信這個(gè)方法有價(jià)值時(shí),請(qǐng)將你認(rèn)為的價(jià)值給我寄支票。”

一個(gè)月后,舒瓦普給利寄去一張2.5萬(wàn)美元的支票,并在他的員工中普及這種方法。5年后,當(dāng)年這個(gè)不為人知的小鋼鐵公司成為世界最大鋼鐵公司之一。

在這個(gè)故事中,利所提供的提升效率的方法,就是我們這里要講的時(shí)間/行動(dòng)管理——首先要有這種意識(shí),然后才產(chǎn)生方法和行動(dòng)。接下來(lái),我們要講的就是利要求舒瓦普在第2個(gè)5分鐘里所做的事情,即劃分事件的輕重緩急,也就是要區(qū)分“西瓜”和“芝麻”。

區(qū)分“西瓜”和“芝麻”

生活中,大多數(shù)人可能不會(huì)留意,當(dāng)事件在時(shí)間上發(fā)生沖突的時(shí)候,人們通常會(huì)按照自己的價(jià)值取向來(lái)進(jìn)行取舍或調(diào)整。對(duì)企業(yè)而言,也是一樣,只不過,在企業(yè)中,價(jià)值是由企業(yè)建立的,而取舍、調(diào)整則多是由個(gè)人操作的。這種不一致性,在很多時(shí)候直接導(dǎo)致“西瓜”和“芝麻”混淆情況的發(fā)生。因此,在企業(yè)/部門內(nèi)建立起員工廣泛認(rèn)同的價(jià)值觀/集體目標(biāo),是非常重要的。這種價(jià)值觀將被作為員工時(shí)間管理/行動(dòng)管理的依據(jù)。

有效的時(shí)間管理/行動(dòng)管理應(yīng)該是目標(biāo)驅(qū)動(dòng)的行動(dòng)安排,而這種目標(biāo)是構(gòu)建在企業(yè)/部門的統(tǒng)一價(jià)值觀之上的。

軟件工具支持時(shí)間管理理念落地

弄清楚了時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)及價(jià)值衡量方法,企業(yè)還需要有效的工具去實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理理念的落地,這樣才能真正從時(shí)間管理理念中受益。前面提到,“時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)就是行動(dòng)管理,就是執(zhí)行、協(xié)作”。當(dāng)企業(yè)員工有了區(qū)分“西瓜”與“芝麻”的意愿和能力的時(shí)候,便是時(shí)候上一套管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)落地了。目前的管理軟件市場(chǎng),專門針對(duì)時(shí)間管理設(shè)計(jì)的軟件鳳毛麟角,但已經(jīng)有不少?gòu)S商在產(chǎn)品中嵌入了時(shí)間管理功能,比如風(fēng)語(yǔ)者。

風(fēng)語(yǔ)者是中通網(wǎng)絡(luò)有限公司于09年最新推出的一款企業(yè)管理軟件產(chǎn)品,在同一平臺(tái)內(nèi)實(shí)現(xiàn)了時(shí)間管理與“統(tǒng)一通信”、“CRM”的融合應(yīng)用,致力于為企業(yè)實(shí)現(xiàn)“三管”功能,即“管通信、管時(shí)間、管客戶”。風(fēng)語(yǔ)者市場(chǎng)總監(jiān)JOE介紹,“風(fēng)語(yǔ)者三管功能其實(shí)一種相輔相成的關(guān)系,通過這種互動(dòng),要最大程度地幫助企業(yè)拿下訂單并完成訂單。這其中,管客戶,應(yīng)該比較好理解,就是管理客戶信息;管通信的目的之一是客戶信息的來(lái)電彈屏、客戶主動(dòng)關(guān)懷,另一個(gè)重要的功能就是要搭建一個(gè)行動(dòng)管理的溝通平臺(tái),促進(jìn)執(zhí)行和協(xié)作;時(shí)間管理,就是要管理員工的日程安排,并且管理者可以隨時(shí)查看員工的行動(dòng)記錄進(jìn)行監(jiān)督。這樣一來(lái),風(fēng)語(yǔ)者在業(yè)務(wù)信息收集、傳遞及有效轉(zhuǎn)化成訂單整個(gè)業(yè)務(wù)過程中就起到了一個(gè)貫穿全局的作用。”值得一提的是,風(fēng)語(yǔ)者自動(dòng)化的呼入、呼出電話記錄和通話錄音功能,也為管理者對(duì)員工進(jìn)行時(shí)間管理提供了便利。

當(dāng)然,企業(yè)在選擇軟件工具的時(shí)候還是要考慮自身的業(yè)務(wù)實(shí)際,甚至有些企業(yè)只需要Excel表格就能滿足行動(dòng)管理的需求了。不過,這不是重點(diǎn)。軟件工具不是萬(wàn)能的,如果沒有理念上的部署和指導(dǎo),軟件工具也只相當(dāng)于沒有靈性的機(jī)械而已,功能的發(fā)揮也會(huì)大打折扣。時(shí)間管理要真正成功應(yīng)用于企業(yè),首先要把前兩步(即時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)及確定事件價(jià)值衡量方法)走好。

原文鏈接:http://www.cioage.com/art/201105/92307.htm

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