需要考慮的因素和步驟

歸檔的最佳辦法需要考慮商務(wù)以及公司的技術(shù)需求。最佳的辦法既包括公司如何管理關(guān)鍵的信息集商務(wù)規(guī)則，同時也要滿足成本、性能、可用性以及已經(jīng)建立的安全需求。

1.信息記錄的評估

美國國內(nèi)法律規(guī)定發(fā)生變化所導(dǎo)致的結(jié)果是必須準備并且懂得哪些信息儲藏是存在的。一旦信息集的詳細記錄已經(jīng)進行了，公司就必須針對這些信息集建立相應(yīng)的策略。策略應(yīng)該將訪問/索取需求、記錄保持以及部署需求和保護公司、員工、合作者的敏感信息合并在一起。

2.策略開發(fā)和文檔

歸檔是一個水平的、交叉功能的過程，它通過技術(shù)來例化商務(wù)規(guī)則。歸檔中最重要的第一步就是開發(fā)策略和文檔。當(dāng)使用技術(shù)實現(xiàn)了上述策略時，就應(yīng)該有一些方法來驗證并且證明這些策略是有效的。

3.建立全面的策略

策略實際上就是商務(wù)規(guī)則，這些規(guī)則應(yīng)該將賬戶規(guī)范(保持力，完整性，可用性)、法律（保存）以及商務(wù)部署考慮在內(nèi)，并且在系統(tǒng)內(nèi)重新使用這些需求。公司不僅僅再考慮外部需求，而且也在不斷將內(nèi)部信息技術(shù)管理考慮在內(nèi)，因為公司自身想管理其很重要的信息集，比如財務(wù)、員工以及客戶數(shù)據(jù)、公司的知識產(chǎn)權(quán)等等。

4.采用一個基于團隊的方法

歸檔需要考慮核心技術(shù)以及商務(wù)相關(guān)人的不同需求。公司需要建立一個以技術(shù)為基礎(chǔ)的信息管理的方法，這其中包括歸檔。歸檔團隊的主要商務(wù)相關(guān)者機構(gòu)一般需要包括次財務(wù)、風(fēng)險管理、法律、規(guī)范、安全、記錄管理、信息技術(shù)以及商務(wù)經(jīng)理。