Outlook最好用的功能之一就是讓你的日程和公司里每個人共享。對使用者而言，這已經變成理所當然的事了。但事實上事情比表面來得復雜得多。

如果你曾經管理過Exchange 5.5、2000或2003，并且有過公用數據庫毀損或只是一般行事日歷方面的問題的話，你就知道這項功能看起來簡單，其實卻不然。我將簡單討論Outlook 2003與Exchange 2003怎么處理日程信息，然后討論微軟在Outlook 2007與Exchange 2007通過新的“Availability Service”做了哪些改進。

在Exchange 2000與2003以及Outlook 2007之前版本的客戶端版本中，微軟提供一項機制，以一個特別的公用數據庫來存儲使用者信息。此一數據庫稱為SCHEDULE+FREE BUSY，它有好幾個子數據庫，每個數據庫都對應到個別的管理群組。

當使用者在行事日歷中填入事項時，Exchange就會自動更新到相關的子數據庫。要是你想找到此一特別的系統公用數據庫，可以打開Exchange的System Manager找到Folders>Public Folder。在Public Folder按右鍵，從快捷選單中選擇View System Folders。

你可能已猜到，把信息存儲在公用數據庫中。即使最后一定會更新，使用者行事日歷及別人看到的的行事日歷信息仍然有段時間差。而在大型組織中，此類數據可能到處都復制一份。

現在，你可以到Google上輸入“free/busy problem”，就可以搜到一堆數據了。我不會細談發生的原因，因為實在太多了。但我可以告訴你，依我個人親身經驗，要修補行程的問題是極端細膩而耗時的工作，你也可以很快體會到使用者究竟有多愛這項功能了。

一睹Exchange 2007 Availability Service

在Exchange 2007中，Availability Service是客戶端訪問服務器(Client Access Server)角色的一環。Availability Service并不是訪問公用數據庫來撈出使用者的行程數據，而是實時搜集信箱中你列出的每個使用者的數據，然后把數據提供給你。除了去掉公用數據庫“中間人”的角色，Availability Service也只保證行事日歷信息是最新的。

更好的是，Availability Service可橫跨部門籓籬。早先的Exchange中想跨越不同部門界限并不容易，不過現在就可以暢行無阻了。

不過也并非完全沒有缺點。如果你布署了Outlook 2007，你就享受不到Availability Service的優點了。但為了能支持Outlook 2003/2007混用的單位，如果你安裝Exchange 2007時選擇安裝Availability Service，那么它仍然可以從系統公用數據庫拉出行事日歷數據。

但如果你的使用者很依賴Outlook Web Access 2007，它就會用到Availability Service的API來訪問所有行事日歷，讓這種使用者也能受惠于這項功能。

最后，SCHEDULE+FREE BUSY數據庫很快就會變成一段遙遠而不堪回首的回憶，而我們會很高興終于過去了。