通信和協作是商業成功的關鍵要素。能夠在商業工作流中成功集成通信和協作流程的企業可以降低開支、提高效率和實現已有信息資產的價值。
本集成過程的部分內容涉及到集成不同的通信方法和系統。過去，電子郵件(以及相關數據，如日歷、聯系人和任務數據)、語音郵件和傳真流量在單獨的路徑上穿過通信網絡，并且一直只能通過單獨的工具來訪問它們:計算機、電話和傳真機。在新的工作環境中，員工需要更容易地訪問這些通信方式，從而導致了電話、傳真和電子郵件功能與桌面和移動客戶端的集成。第一批統一消息解決方案重點集中在于允許每個用戶發起不同種類的通信流量，包括桌面傳真和電子郵件，但是缺乏一組有效的基于服務器的接收、存儲、管理和策略控制功能。隨著市場的成熟，統一消息系統向現有的電子郵件系統增添了傳真和語音郵件功能，但這些改進產品通常與特定的專有電話系統綁定在一起。
Microsoft 在 Microsoft® Exchange Server 2007 中引入統一消息支持標志著第三次統一消息技術浪潮的開始:與桌面和移動客戶端集成的可靠、可互操作、基于服務器的工具，為信息工作者提供了從他們所在的任何位置對語音、傳真和電子郵件數據的訪問，并允許用戶使用電話來管理他們的電子郵件、日歷和個人聯系人。Exchange Server 2007 統一消息提供了五個關鍵好處：
1、減少時間浪費。人們能夠快速發送、接收和查找所需的確切信息，而不管信息的傳遞格式和人們所在何處。
2、單個收件箱。Exchange Server 2007 無縫地將電子郵件、語音郵件、日歷數據和傳真消息傳送到用戶的收件箱中。用戶可以對多種消息類型排序、管理和操作，而不必在應用程序或系統之間切換。
3、任何位置的訪問。Exchange 統一消息交付了從諸如 Microsoft Office Outlook®、Outlook Web Access、各種各樣的移動設備和普通電話等熟悉客戶端進行的訪問。
4、降低成本。集成的統一消息系統允許站點和服務器合并，從而減少提供語音郵件和傳真服務所需的服務器總數。合并可以顯著降低維護和保養成本，對于具有遠程或分支機構的組織尤其如此。
5、統一通信的基礎。電子郵件、語音郵件和傳真功能的組合可以通過存在性、即時消息 (IM) 和實時會議功能來進行擴充，以擴展用戶共享信息和進行通信的方式。
Exchange 統一消息是由 Exchange Server 2007 的統一消息服務器角色實現的。UM 服務器負責提供多個關鍵服務:
它為來自物理電話系統(包括內部電話線和連接到公用電話交換網或 PSTN 的中繼線)的數據提供一個進入 Exchange 基礎結構的入口點。特別是，UM 服務器允許將語音郵件和傳真消息存儲在 Exchange 中，而不是存儲在單獨的系統中。
它包含了反映組織的電話基礎設施的邏輯對象。使用組織中已經存在的編號方案，單個統一消息服務器可以支持多個專用小交換機 (PBX)，并且可以將用戶分組到不同的服務類別中，這些類別可以控制誰能使用語音郵件和他們能夠對語音郵件做些什么。
它提供一個可自定義的支持語音的“自動話務員”服務，該服務應答內部和外部電話呼叫，并通過與“全局地址列表”的目錄集成來自動撥打電話，從而充當高度先進的接線總機類型的應用程序。
它運行 Outlook Voice Access，后者使用語音或按鍵信號(雙調多頻，或 DTMF)識別來提供對收件箱數據的基于電話的訪問，并提供文字語音轉換功能來為呼叫者復述電子郵件日歷、個人聯系人和目錄信息。
統一消息的優點
統一消息使得信息工作者可以使用廣泛的設備，從幾乎任何地方和在有些情況下可能被浪費的時段中高效率地工作。Exchange Server 2007 的統一消息功能以四種方式幫助交付統一消息的商業好處:
Exchange 統一消息幫助在單個位置合并信息:用戶的收件箱。語音郵件、傳真、電子郵件、約會數據和聯系人都出現在單個位置，使得用戶更容易訪問、查找和操作它們。
Exchange 統一消息通過在最適當的任何位置和任何時間為信息工作者提供對同一組收件箱的訪問，從而幫助節省時間。由于員工、工作負載和工作流各不相同，拓寬訪問途徑允許每個人定制他們的訪問模式以最適合他們的需要。這種個性化有助于提高每個信息工作者的工作效率，同時為用戶提供了選擇如何工作的更多靈活性。
統一消息可以通過兩種方式降低成本:它允許合并語音消息基礎結構;它還利用對 Exchange 服務器、培訓和基礎結構組件的現有投資。
作為總體統一通信戰略的一部分，可以將統一消息與其它技術結合在一起來部署，例如 Microsoft Office Live Communications Server 2005，以提供 IP 語音 (VoIP) 電話、呼叫控制和即時消息。部署統一消息為您提供了構建新商業流程或改進和簡化現有流程的直接方法，從而幫助您為將來對電話和通信系統的更新做好準備。
統一消息減少時間浪費
當今的員工始終受到時間或期限的約束。不管您所在的行業是什么，競爭和經營壓力都迫使您重視快速訪問完成工作所需的正確信息和員工的能力。能夠減少創建、發送、接收和操作商業信息所花的時間量的任何事情都有助于有效和高效地處理這些壓力。
過去幾年來，幾家卓越的分析公司強調了對提高個體知識工作者工作效率和企業及團隊協作進行投資所產生的最佳回報率。Exchange 統一消息通過以下方式幫助交付個體知識工作者工作效率:
幫助每個用戶，他們只需將主要時間花在處理 Outlook 工作上，而不需要檢查單獨的系統或郵箱。通過將消息、語音郵件和傳真傳遞到與其它消息類型相同的收件箱中，員工可以輕松地立即訪問他們所需的信息，而不是不斷地從一個工具切換到另一個工具。這允許他們將精力集中來處理增值業務，而不是集中在設法跟上他們的通信工具。
通過提供從 Outlook 2007、Outlook Web Access 2007、支持 Exchange ActiveSync® 的設備和新的 Outlook Voice Access(Exchange Server 2007 的一個組件，類似于 Outlook Web Access)對所有通信 – 語音郵件、電子郵件和傳真 – 的快速訪問，使高度移動的用戶能夠保持連接。
為用戶提供通過電話對日歷、聯系人和企業目錄數據的廣泛訪問，包括為用戶閱讀日歷信息，并允許他們查找自己的聯系人文件夾和企業目錄中的人員并向其進行語音撥號。
允許用戶通過電話處理他們的消息和日歷數據(包括收聽、轉發和回復電子郵件，以及發出、更新或響應會議請求)。用戶可以標記消息以便跟蹤、跳到下一封未讀郵件、隱藏或刪除對話，甚至查找來自特定用戶的消息，這一切全都使用語音導航或標準按鍵式鍵盤來完成。
提供“自動話務員”功能以同時幫助內部和外部呼叫者快速找到正確的人。“自動話務員”使用 Active Directory® 中的信息來將呼叫路由到特定員工和角色或部門;例如，可以將請求話務員轉接“銷售部門”的呼叫者路由到特定的分機、查詢組(可通過單個號碼來訪問的一組分機)或一組語音郵箱。
將這些功能添加到現有的消息和協作系統使得員工以任何最方便的方式處理信息更加容易。這明顯減少了回復或對消息內容采取操作所浪費的時間，因為信息工作者可以馬上采取操作，而不必等待走近他們的個人工作站，從而使得操作可以更快地進行。
分析研究表明，廣泛采用基于 Internet 協議的通信系統的組織可以實現工作效率提高，相當于每個員工每周節省三個或更多個小時。這種效率提高直接來自于對語音、電子郵件和傳真通信的改進的訪問，這種改進則是通過統一消息系統(如 Exchange Server 2007 中集成的統一消息系統)來實現的。
