守內(nèi)安信息科技實施的電子郵件歸檔，既能夠在技術(shù)上提升企業(yè)郵件系統(tǒng)的可靠性和可用性，更能夠幫助公司滿足現(xiàn)有法律和商務(wù)方面的需求。

　　如果保存在用戶電腦上的郵件，未被有效的備份和保護，一旦遺失或硬盤損壞，將產(chǎn)生嚴(yán)重的后果;同時，公司原先服務(wù)器的資源有限，不加限制的存放 歷史數(shù)據(jù)，將大幅度的增加企業(yè)的郵件運營成本。所以許多公司在實施郵件歸檔前，充分的調(diào)研時必不可少的。這里，守內(nèi)安從“大方向”和“小細節(jié)”兩方面來解 密郵件歸檔。

　　郵件歸檔大方向指歸檔方式，目前主流的方式有三種：

　　方式一：通過SMTP(發(fā)送協(xié)議)方式進行，指郵件服務(wù)器或郵件網(wǎng)關(guān)，將新郵件發(fā)送給歸檔服務(wù)器，由歸檔服務(wù)器進行整理、分析、查詢。這種情況 常常會在郵件網(wǎng)關(guān)上出現(xiàn)，比如客戶在發(fā)送郵件時，由于原郵件服務(wù)器負載過重，所以可以通過郵件網(wǎng)關(guān)來認證發(fā)送郵件，減輕郵件服務(wù)器郵件流量。這樣的話，歸 檔的內(nèi)容來源就會是郵件服務(wù)器和郵件網(wǎng)關(guān)。

　　方式二：通過POP3(接收協(xié)議)方式進行，指歸檔服務(wù)器定期到郵件服務(wù)器上收取新郵件，收下后，進行整理、分析、查詢。大部分郵件服務(wù)器會有 日志功能，此方式就利用這個日志功能。可以先創(chuàng)建1個賬戶，開啟日志功能，那這樣，每一個郵箱新增一封郵件，郵件服務(wù)器就會復(fù)制一份到此賬戶中，然后，歸 檔服務(wù)器利用POP3協(xié)議，去此賬號中收郵件就好了。

　　方式三：通過在郵件服務(wù)器上安裝AGENT或插件，實現(xiàn)歸檔功能。通過此方式，架構(gòu)會比較復(fù)雜，往往需要2臺服務(wù)器，1臺負責(zé)存儲數(shù)據(jù)，1臺負責(zé)數(shù)據(jù)查詢和產(chǎn)生報表，還要在郵件服務(wù)器上安裝插件，收集郵件。

　　方式一適合通過郵件網(wǎng)關(guān)認證的企業(yè);方式二適合大部分(80%以上)的企業(yè);方式三適合對數(shù)據(jù)要求較高且強調(diào)用戶體驗的企業(yè)。

　　幾個郵件歸檔功能的小細節(jié)

　　細節(jié)1. 附件的保存方式

　　附件是和郵件正文分開保存還是保存在一起？根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，郵件歸檔后不可修改。如果附件和正文分開保存，就有違法律法規(guī)。所以，上市公司，建議就將附件和正文合在一起保存。

　　有些企業(yè)，無這方面的要求，只要求降低存儲空間，那就要求附件和正文分開，同一份附件保留一次，這樣可以大大降低郵件占用的空間。

　　細節(jié)2. 歸檔策略的管理

　　歸檔策略就如同檢索條件，設(shè)置越詳細，查找起來也就更快。比如，可以檢索附件中的關(guān)鍵字，可以按附件類型分類，可以區(qū)分加密附件，可以區(qū)分郵件大小，可以區(qū)分收件或發(fā)件人數(shù)等。

　　細節(jié)3. 內(nèi)容的瀏覽權(quán)限

　　郵件內(nèi)容不管在國內(nèi)還是國外，都是比較敏感的話題。一般的三級權(quán)限管理，不能限制超級管理員。所以，要求多身份認證，才可以解決此問題。比如，瀏覽郵件內(nèi)容，需要三個指定賬戶(管理員、部門經(jīng)理、安全員)，輸入認證后，才可瀏覽該部門的郵件。

　　細節(jié)4. 回執(zhí)的處理

　　有經(jīng)驗的用戶，都會要求設(shè)置“已讀回執(zhí)”或“送達回執(zhí)”，這樣才可以知道郵件的狀態(tài)，開展下一步的動作。這部分的“回執(zhí)”也是郵件，一種固定格式的郵件，如果存儲空間中存在大量的“回執(zhí)”，占用了存儲空間，也影響檢索速度。所以，需要定期清除這部分“回執(zhí)”。

　　細節(jié)5. 保存周期

　　不是所有的郵件都是需要永久保存的。相關(guān)法律法規(guī)要求，重要等級不同的郵件保存的時間不同，比如，財務(wù)部的郵件需要保存7年，研發(fā)部的郵件需要永久保存，采購部的需要保存5年等等。這樣的要求，我們稱為郵件生命周期管理，就是配合各法律法規(guī)而制定的。此功能是必選的。

　　細節(jié)6. 還原郵件的處理

　　對郵件進行了歸檔，理所當(dāng)然，發(fā)生意外的時候，需要還原功能。比如，經(jīng)過格式化后，郵件都不見了，怎么辦，通過郵件歸檔系統(tǒng)來還原，需要的郵 件。那這部分郵件會不會再被歸檔一次呢？有的系統(tǒng)會保留2份，有的系統(tǒng)就會自動在后臺刪除，因為內(nèi)容都一樣，沒有歸檔的價值。只要保留還原日志就可以了。

　　以上郵件歸檔的大方向和小細節(jié)，供大家參考，有不正之處，還請大家指出。