第二步，明確如何處理各種文件類型，根據不同的目錄，制定保留時間等標準。人們電腦里的JPEG格式文件可能不僅僅是一些圖片，如果只是簡單地禁止備份JPEG文件，引起的問題可能就會超過其解決的問題。對于以JPEG格式存儲的圖表，最好是采用單一實例存儲法，而不是試圖刪除這些圖表。
同時，正如那些直接影響終端用戶的案例一樣，在作出變更和尋求輸入時，需要涉及一定量的社會工程，才能達成一致。
一旦你明確了正在處理的數據種類和適用范圍，就可以減少備份規模。下文給出了一些免費、簡單、快速的方法，幫助你減少備份窗口。
移除無需備份的文件
在考慮備份內容時，最好是不要備份所有的內容。臨時文件、互聯網緩存等文件無需備份。對于單個用戶而言，這些文件的總量可能不會超過1 GB；但是不斷積累以后，就很容易自動移除備份中的其它文件種類。
移除非業務文件
視頻文件需要特別引起注意。如果業務上不需要avi文件或YouTube視頻，就不要加以備份。
使用單一實例存儲
目前，許多備份程序都可以實現一次存儲文檔的多個實例。由于附件往往較大，且公司內部具有多個副本，因此使用這種方法非常有效。大多數備份供應商的產品支持重復數據刪除功能。
制定合理的保留策略
拋棄你不需要的東西。一些數據必須保留，以滿足法規遵從和公司策略，但是大多數數據都有明確的生命周期。文件失效以后，就不再需要存儲，至少不需要備份。
電子郵件的問題尤其突出，因為大多數用戶會將郵件箱當做文件柜，一些郵件會保存一年以上的時間。在郵件接收90天以后，將郵件移除到其它目錄，這么做相對安全和有效。為什么更加安全？因為郵件程序相當于歸檔，而在以往無法實現。郵件程序在設計時并沒有考慮長期保存，一旦發生危機，就很難從郵件“歸檔”中恢復特定郵件。
將數據歸檔
ClearPath Solutions Group的一份研究報告指出，一般情況下，公司存儲的數據有三分之一在近180天甚至更長的時間內未經訪問。這些數據可能需要保留（也可能不需要，見上文），但是無需經常備份。將數據歸檔，也就是將數據再次保存，但是可以避免定期備份。
制定策略：量入為出
在制定備份策略時，目標應與資源相匹配，這一點非常重要。也就是說，如果備份對你的限制很嚴重，你就需要更加嚴格的保留策略、時限策略等。制定策略時，應確保備份規模有增長的余地，即使是最新策略，也應根據需要調整配額。
