在日常工作中，我們經常用一些辦公軟件（Microsoft Office和WPS Office）來制作一些文稿、表格、演示文稿和數據庫等，出于保密的需要，我們通常要對這些文件進行加密。
一、加密Microsoft Office文件
1、加密Word、Excel、PowerPoint文件
加密這三種類型的文件，方法相似，可以通過下面兩種途徑不定期實現。
途徑一：選項設置。在上述應用軟件的窗口（如Word2002）中，執行“工具選項”命令，打開“選項”對話框，切換到“安全性”標簽下（如圖1），設置好“打開權限密碼”和“修改權限密碼”后，確定退出，然后保存當前文檔即可。

途徑二：保存加密。在對上述文檔（如“演示文稿”）進行“保存”或“另存為”操作時，打開“另存為”對話框，按工具欄上的“工具”按鈕右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“安全選項”，打開“安全選項”對話框（如圖2），設置好“打開權限密碼”和“修改權限密碼”后，確定退出，然后再保存文檔即可。

 [特別提醒]①根據你保密的具體情況“打開權限密碼”和“修改權限密碼”可以只設置其中一個，也可以設置全部設置（兩種密碼可以相同，也可以不相同）。②對于PowerPoint，只有2002及以后的版本中才增加了加密功能。③在用途徑二加密文件時，在Word中，選擇的是“安全措施選項”，在Excel中，選擇的是“常規選項”。
2、加密Access數據庫文件
啟動Access2002，執行“文件打開”命令，打開“打開”對話框，選中需要加密的數據庫文件，然后按右下角“打開”按鈕右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中（參見圖3），選擇“以獨占方式打開”選項，打開相應的數據庫文件。

執行“工具→安全→設置數據庫密碼”命令，打開“密碼”對話框（如圖4），設置好密碼后，確定返回，即可對打開的數據庫文件進行加密。

二、加密WPS Office文件
加密用WPS Office中金山文字、金山表格、金山演示組件制作的文件，其方法是完全一樣的，操作起來也非常簡單。
在相應的組件（如“金山表格2002”）窗口中，執行“文件文檔加密密碼”命令，打開“密碼”對話框（如圖5），確定返回后，再保存（或另存）當前文件就行了。